règlement général sur la protection des données

1. objet et définitions

Le Groupe Eloy – au même titre que les diverses entités qui le composent, lesquelles sont également visées par la présente note – accorde toute l’importance requise à la protection des données à caractère personnel dont il est amené à assurer le traitement dans le cadre de ses obligations légales, de ses activités et des missions qui lui sont confiées. 

Le présent engagement est pris dans le cadre de la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, plus précisément le règlement européen 2016/679 visé par le terme « RGPD » dans le cadre de la présente note. 

Par « traitement », il faut entendre toutes les opérations relatives aux données personnelles qui permettent d’identifier une personne physique, telles que la collecte, l’enregistrement, la structuration, la conservation, la modification, la consultation, l’utilisation, ou l’effacement desdites données personnelles.

Par « données personnelles », il faut entendre toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

2. délégué à la Protection des Données 

 Le Groupe Eloy est responsable de certains traitements de données à caractère personnel effectués dans le cadre de ses activités. Il s’agit uniquement des traitements de données à caractère personnel pour lesquels le Groupe Eloy détermine lui-même la finalité et les moyens de traitement mis en œuvre.

 En conséquence, lorsque le Groupe Eloy intervient en qualité de sous-traitant d’un partenaire privé ou d’une autorité publique, ce sont ces derniers qui restent responsables des traitements des données effectués pour leur compte par le Groupe Eloy. Dans ces cas de figure, le Groupe Eloy agit en qualité de sous-traitant (au sens du RGPD) dans le traitement des données à caractère personnel qu’il est amené à traiter pour autrui.

Les principales données personnelles traitées par le Groupe concernent : 

  • les prospects et clients des services « communication », 
  • les prospects et clients des services après-vente (SAV), 
  • les prospects et clients des services commerciaux, 
  • la clientèle, au sens large, avec laquelle le Groupe Eloy se trouve être en contact dans le cadre de marchés, publics ou privés, de travaux ou de services, 
  • les candidats à un poste à pourvoir dans l’entreprise, 
  • les membres du personnel de l’entreprise, 
  •  

De façon générale, les prospects, clients, candidats ou membre du personnel sont dénommés ci-après la ou les « Personne(s) ». 

3. contact 

Toute Personne qui a une demande à formuler au sujet de ses données à caractère personnel ou qui souhaite exercer les droits qui lui sont conférés par le RGPD ou toute autre législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, peut contacter le délégué à la protection des données via une des adresses informatiques suivantes : [email protected],  [email protected],  [email protected] .

4. traitement des données  

Le Groupe Eloy ne traite des données à caractère personnel que dans le but de mener à bien les missions, privées ou publiques, qui lui sont confiées, mais également en vue du respect des obligations légales qui lui sont imposées.

5. provenance des données 

Les principales données à caractère personnel traitées par le Groupe Eloy sont communiquées par : 

  • des clients eux-mêmes,
  • des candidats eux-mêmes,
  • des membres du personnel, 
  • des prospects, 
  • des prestataires de services spécialisés, 
  • des partenaires commerciaux et/ou industriels, 
  • des donneurs d’ordres privés, 
  • des autorités publiques. 

6. catégories de données traitées 

Les principales données à caractère personnel traitées par le Groupe Eloy sont les suivantes : 

  • identification : nom, prénom, adresse, numéro de registre national, téléphone, adresse courriel, 
  • caractéristiques personnelles : âge, sexe, titre de civilité, langue, passé professionnel, études, loisirs, informations médicales confidentielles, …

7. transfert de données 

Le traitement par le Groupe Eloy de données à caractère personnel n’implique aucun transfert de données vers un pays qui ne serait pas membre de l’espace économique européen.

8. limitation dans le temps de la conservation des données 

Les données à caractère personnel collectées par le Groupe Eloy sont conservées pendant une période n’excédant pas celle nécessaire au regard de la finalité pour laquelle les données sont traitées, soit entre trois et dix ans après le premier traitement en fonction de son objet.

9. sous-traitants et prestataires de services 

Les sous-traitants et prestataires de services qui sont amenés à traiter des données personnelles à la demande du Groupe Eloy, agissent en qualité de « sous-traitant » au sens du RGPD. Ils sont soumis au strict respect des règles édictées par le RGPD ainsi que par la présente note dans sa version à jour au moment dudit traitement. 

10. droits des Personnes

 10.1. généralités 

 Le Groupe Eloy ne peut refuser de réserver une suite à des demandes de Personnes à moins qu’il ne soit pas possible d’identifier une Personne concernée ou que la requête de celle-ci soit incompatible avec les obligations légales que le Groupe se doit de respecter. 

 En fonction de la complexité du dossier, le Groupe Eloy mettra tout en œuvre pour répondre aux demandes des Personnes au plus tard dans les trois mois de calendrier qui suivent l’introduction des demandes. 

Si le Groupe Eloy ne peut réserver une suite utile à la demande d’une Personne, il en informera cette Personne et l’instruira, pour autant que nécessaire, de la possibilité qu’il lui est réservée d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle.

10.2. gratuité ou coût 

 Les demandes introduites par les Personnes sont traitées gratuitement par le Groupe Eloy sauf si elles sont infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, auquel cas le Groupe Eloy se réservera la faculté d’exiger le versement de frais raisonnables couvrant les frais administratifs liés à ces demandes. 

 10.3. demande des Personnes 

Les Personnes ont le droit d’obtenir du Groupe Eloy, sous réserve des principes exposés au point 10.1 : 

  • la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou non traitées par le Groupe Eloy, 
  • l’accès auxdites données, 
  • une première copie gratuite des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement, 
  • la rectification ou l’effacement sans frais de tout ou parties des données à caractère personnel, 
  • la mise en œuvre de leur droit de s’opposer à ce que leurs données à caractère personnelles soient traitées, 
  • les informations énoncées ci-après : les finalités du traitement, les destinataires éventuels des données à caractère personnel, la durée de conservation envisagée des données à caractère personnel, l’information quant à l’origine des données à caractère personnel collectées. 

 10.4. effacement 

Les Personnes ont le droit d’exiger l’effacement par les Groupe Eloy de tout ou partie des données à caractère personnel les concernant lorsque : 

  • lesdites données n’ont manifestement plus d’intérêt au regard des finalités pour lesquelles elles ont été traitées ou collectées, 
  • la Personne décide de retirer son consentement sur lequel était basé la collecte ou le traitement, 
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite. 

 Le Groupe Eloy peut néanmoins refuser l’effacement lorsque le traitement est nécessaire :  

  • pour respecter une obligation légale, 
  • pour permettre l’exercice de ses droits en justice, 
  • pour ne pas compromettre la réalisation de la mission du Groupe Eloy ou la tenue de données statistiques indispensables. 

 10.5. limitation du traitement 

Les Personnes peuvent exiger du Groupe Eloy la limitation ou la suspension du traitement de données à caractère personnel dans les cas de figure suivants : 

  • l’exactitude des données à caractère personnel est contestée, 
  • le traitement des données à caractère personnel est illicite. 

Les Personnes peuvent s’opposer à tout moment à ce que leurs données à caractère personnel soient utilisées à des fins de prospection. 

 10.6. notification 

Le Groupe Eloy notifie à chaque destinataire à qui il aurait légitimement transmis des données à caractère personnel toute rectification ou effacement desdites données sauf si une telle mesure devait exiger des moyens ou des efforts disproportionnés.