Règlement général sur la protection des données

1. Objet

Le Groupe Eloy – au même titre que les diverses entités qui le composent – accorde toute l’importance requise à la protection des données à caractère personnel qu’il est amené à assurer le traitement dans le cadre de ses activités et des missions qui lui sont confiées.

Par « traitement », il faut entendre toutes les opérations relatives aux données personnelles qui permettent d’identifier une personne physique, telles que la collecte, l’enregistrement, la structuration, la conservation, la modification, la consultation, l’utilisation, ou l’effacement desdites données personnelles.

2. Délégué à la Protection des Données

Le Groupe Eloy – au même titre que les diverses entités qui le composent –, est responsable de certains traitements de données à caractère personnel effectué dans le cadre de ses activités.

Lorsque le Groupe Eloy intervient en qualité de sous-traitant d’un partenaire privé ou d’une autorité publique, ce sont ces derniers qui restent responsables des traitements des données effectués pour leur compte par le Groupe Eloy.

Les principales données personnelles traitées par le Groupe concernent :

  • les prospects et clients des services « communication »,
  • les prospects et clients des services après-vente (SAV),
  • les prospects et clients des services commerciaux,
  • la clientèle, au sens large, avec laquelle le Groupe Eloy se trouve être en contact
    dans le cadre de marchés, publics ou privés, de travaux ou de services,
  • les candidats à un poste à pourvoir dans l’entreprise,
  • les membres du personnel de l’entreprise,

De façon générale, les prospects, clients, candidats ou membre du personnel sont
dénommés ci-après la ou les « Personne(s) ».

3. Contact

Toute Personne qui a une demande à formuler au sujet de ses données à caractère personnel ou qui souhaite exercer les droits qui lui sont conférés par le RGPD ou toute autre législation applicable, peut contacter une des adresses informatiques suivantes :

rgpd@eloy.be
gprd@eloy.be
dpo@eloy.be

4. Traitement des données

Le Groupe Eloy – au même titre que les diverses entités qui le composent – ne traite des données à caractère personnel que dans le but de mener à bien les missions, privées ou publiques, qui lui sont confiées.

5. Provenance des données

Les principales données à caractère personnel traitées par le Groupe Eloy sont communiquées par :

  • des clients eux-mêmes,
  • des candidats eux-mêmes,
  • des membres du personnel,
  • des prospects,
  • des prestataires de services spécialisés,
  • des partenaires commerciaux et/ou industriels,
  • des donneurs d’ordres privés,
  • des autorités publiques.

6. Catégories de données traitées

Les principales données à caractère personnel traitées par le Groupe Eloy sont les suivantes :

  • identification : nom, prénom, adresse, téléphone, adresse courriel

7. Transfert de données

Le traitement par le Groupe Eloy de données à caractère personnel n’implique aucun transfert de données vers un pays qui ne serait pas membre de l’espace économique européen.

8. Absence de profilage

Le traitement par le Groupe Eloy de données à caractère personnel n’implique aucun profilage résultant d’un traitement automatisé des données collectées.

9. Durée de la conservation des données

Les données à caractère personnel collectées par le Groupe Eloy sont en général conservées pendant une période de trois à dix ans après la clôture du dossier concerné. Ce délai peut être raccourci si l’utilisateur l’exige et si cette exigence n’est pas contraire à l’accomplissement de la mission qui a été confiée au Groupe Eloy.

10. Finalité du traitement

Le Groupe Eloy– au même titre que les diverses entités qui le composent – ne traite les données à caractère personnel qu’aux fins de réaliser les missions qui lui sont confiées dans le cadre de ses activités.

11. Sous-traitants et prestataires de services

Les sous-traitants et prestataires de services qui opèrent à la demande du Groupe Eloy sont contractuellement soumis au strict respect des règles édictées par le RGPD.

12. Droits des utilisateurs

12.1. Généralités

Le Groupe Eloy – au même titre que les diverses entités qui le composent – ne peut refuser de réserver une suite à des demandes de Personnes à moins qu’il ne soit pas possible d’identifier une Personne concernée.

En fonction de la complexité du dossier le Groupe Eloy mettra tout en oeuvre pour répondre aux demandes des Personnes au plus tard dans les trois mois de calendrier qui suivent l’introduction des demandes.

Si le Groupe Eloy ne peut réserver une suite utile à la demande d’une Personne, il en informera cette Personne et l’instruira, pour autant que nécessaire, de la possibilité qu’il lui est réservée d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle et/ou d’introduire un recours juridictionnel.

12.2. Gratuité ou coût

Les demandes introduites par les Personnes sont traitées gratuitement par le Groupe Eloy sauf si elles sont infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, auquel cas le Groupe Eloy se réservera la faculté d’exiger le versement de frais raisonnables couvrant les frais administratifs liés à ces demandes.

12.3. Demande des Personnes

Les Personnes ont le droit d’obtenir du Groupe Eloy :

  • la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou non traitées par le Groupe Eloy,
  • l’accès auxdites données,
  • une première copie gratuite des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement,
  • les informations énoncées ci-après :
    • les finalités du traitement,
    • les destinataires éventuels des données à caractère personnel,
    • la durée de conservation envisagée des données à caractère personnel,
    • la rectification ou l’effacement sans frais de tout ou parties des données à caractère personnel,
    • l’opposition au traitement de tout ou partie des données à caractère personnel,
    • l’information quant à l’origine des données à caractère personnel collectées.

12.4. Effacement

Les Personnes ont le droit d’exiger l’effacement par les Groupe Eloy de tout ou partie des données à caractère personnel les concernant lorsque :

  • lesdites données n’ont manifestement plus d’intérêt au regard des finalités pour lesquelles elles ont été traitées ou collectées,
  • la Personne décide de retirer son consentement sur lequel était basé la collecte ou le traitement,
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Le Groupe Eloy peut néanmoins refuser l’effacement lorsque le traitement est nécessaire :

  • pour respecter une obligation légale,
  • pour permettre l’exercice de ses droits en justice,
  • pour ne pas compromettre la réalisation de la mission du Groupe Eloy ou la tenue de données statistiques indispensables.

12.5. Limitation du traitement

Les Personnes peuvent exiger du Groupe Eloy la limitation ou la suspension du traitement de données à caractère personnel dans les cas de figure suivants :

  • l’exactitude des données à caractère personnel est contestée,
  • le traitement des données à caractère personnel est illicite.

Les Personnes peuvent s’opposer à tout moment à ce que leurs données à caractère personnel soient utilisées à des fins de prospection.

12.6. Notification

Le Groupe Eloy notifie à chaque destinataire à qui il aurait légitimement transmis des données à caractère personnel toute rectification ou effacement desdites données sauf si une telle mesure devait exiger des moyens ou des efforts disproportionnés.

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